Как успевать все делать, ТОП 10 правил
О том, как успевать все делать, задумывались, наверное, многие, особенно жители больших городов. Да и в маленьких населенных пунктах (включая деревни) порой не знаешь, за что хвататься: даже работы по дому достаточно, чтобы выбиться из сил. К счастью, найти время для себя все же возможно.
Искусство тайм-менеджмента: почему оно так важно?
Тайм-менеджмент – вовсе не стахановское стремление выполнить и перевыполнить план важных дел. Он подразумевает рациональное использование времени, которое способствует балансированию работы и отдыха, включая даже любимое хобби. Если не обучиться этому искусству, есть риск стать непродуктивным и заработать синдром хронической усталости. Да, выработать привычку управления временем непросто, но вам же хочется успевать все дома и на работе и оставаться в хорошем настроении? Вашему вниманию предлагаются ТОП 10 правил, которые помогут вовремя выполнять все необходимые дела и не уставать за день слишком сильно.
Правило №1. Постановка целей
Прежде чем приступить к выполнению какого-либо задания, задайте себе вопрос: «Для чего я это делаю?» В противном случае велик риск прокрастинации – откладывания дела на потом. Забудьте про ярлык «Лень»: часто прокрастинация вызвана отсутствием мотивации.
Простой пример: не хочется готовить суп для всей семьи. Зачем его вообще варить, если дети и муж сначала просят его, а на следующий день уже не хотят? Да еще и не помогают его готовить.
Так вот, в следующий раз рекомендуем поручить приготовление супа другим членам семьи, а самой выгулять собаку доброжелательной соседки. Она, в отличие от капризных близких, скажет Вам «спасибо». Скорее всего, даже даст деньги.
Правило №2. Регулярные записи
Даже человек с феноменальной памятью может что-то забыть (мы все-таки люди, а не роботы), особенно если необходимые дела не очень приятные.
Правило №3. Дробление больших задач на маленькие
Одно большое дело может показаться невыполнимым. Страх потерпеть неудачу зачастую влечет за собой прокрастинацию. Чтобы все казалось не таким страшным и не было слишком сложным для выполнения, есть смысл разделить это дело на несколько.
Например, надо исправить много ошибок в магистерской диссертации. В первый день запланируйте отредактировать введение, во второй – часть первой главы и так далее. Случается так, что человек незаметно для себя доводит работу до совершенства всего за неделю.
Правило №4. Расстановка приоритетов
Здесь нужно учитывать важность и срочность дел. Психологи делят задачи на 4 группы. Приведем следующий пример: Вам надо исправить ошибки в диссертации, подготовиться к собеседованию, приготовить ужин и выставить пост о своей жизни в соцсетях.
1) Важные и срочные дела. Сегодня Вы неожиданно узнали, что вам необходимо срочно внести правки в диссертацию, крайний срок – завтра (к сожалению, бывают такие случаи, когда у составителей дедлайнов семь пятниц на неделе). Сделайте в первую очередь эти правки, остальное – потом.
2) Важные, но несрочные. Собираетесь устроиться на какую-либо работу? Работодатель рассмотрел Ваше резюме и пригласил Вас на собеседование, которое состоится через неделю? Пока что спокойно займитесь диссертацией, подготовиться еще успеете.
Если же проведение собеседования назначено на завтра, а Вы не уверены, что готовы к этому, не стесняйтесь позвонить ему и объяснить ситуацию. Адекватный работодатель все поймет, а к неадекватному идти вообще не рекомендуется J.
3) Неважные, но срочные. Здесь приведем пример приготовления ужина. Вы можете возразить: почему это неважно? Есть же все хотят! Да, хотят. Но можно пойти в заведение общепита. Может, дорого или вредно, но один раз можно. Другой вариант – поручить это дело другим членам семьи.
4) Неважные и несрочные. Многие любят выкладывать посты в соцсетях, и Вам тоже хочется? Если Вы этого не сделаете, никто не пострадает.
Но все индивидуально. Это только один перечень дел, а ситуации бывают разные. Иногда человек уверен, что у него нет неважных дел (например, он занимается блогерской деятельностью, и ему надо обязательно выложить пост; магазины и заведения общепита закрыты, а семьи у Вас нет, помочь некому). Тогда в первую очередь нужно заняться срочными делами.
Правило №5. Использование ежедневника
Выше было сказано о необходимости писать список дел, но важно делать это правильно. Лучше всего купить бумажный ежедневник. Пользоваться им гораздо удобнее, чем электронным: редактировать записи и листать страницы получается быстрее. Он стоит недорого, но время, которое он поможет сэкономить – настоящие деньги! Важно держать его на одном и том же месте, чтобы не терять. Можно даже положить в карман, если есть такая возможность.
Как правильно написать список дел? Сначала просто перечислить все необходимое, что нужно сделать в определенный день, и только потом распределить их по времени. Писатель Марк Твен предлагал «съесть лягушку на завтрак», то есть, начать с самого сложного и неприятного. Но это подходит не всем: людям с «совиными» биоритмами нужно небольшое время для «раскачки». Тем, кто непродуктивен утром, нужно начать работу с дел средней сложности, затем идет «лягушка», а в конце – самые легкие и приятные дела.
Чтобы не терять мотивации, после выполнения каждого дела стоит отмечать его галочкой. Вообразите себе, как вы будете гордиться тем, что выполнили за день большое количество задач!
В ежедневник будет неплохо записывать не только повседневные дела, но и планы на недели, месяцы и даже годы.
Важно: у каждого могут случиться форс-мажорные обстоятельства, поэтому рекомендуется делать резерв.
И не забывайте об отдыхе. Его тоже надо планировать. Об этом будет сказано ниже.
Правило №6. Анализ дня
Это не научное исследование J. Речь о том, что ежедневно нужно проводить рефлексию: что я успел и что не успел? Что получилось сделать раньше, чем планировалось? С чем, напротив, я опоздал? Почему одно я сделал раньше, а другое – позже? Что в следующий раз надо будет сделать по-другому? Отвечая на эти вопросы в конце дня, человек оттачивает свои навыки тайм-менеджмента.
Правило №7. Эффективный отдых
Отдых не безделье, а смена видов деятельности. Идеальный вариант – чередование физической и умственной нагрузок. Если нет необходимости в домашних делах, можно прерываться на зарядку.
Правило №8. Режим дня
Находите в Интернете статьи из рода «успешные люди спят не больше 5 часов»? Запомните раз и навсегда: это бред сумасшедшего! Будет замечательно, если Вы приучите себя к ЗОЖу в целом. Это делает человека не только продуктивным, но и дисциплинированным. А таким людям тайм-менеджмент дается легче.
Правило №9. «Напоминалки»
Иногда можно так погрузиться в одно дело, что совсем забудешь о другом. Например, поиск подходящего кружка или секции для ребенка перешел за «личный дедлайн», и Вы забыли, что надо забрать Ваше чадо из школы. Чтобы подобных случаев не происходило, советуем пользоваться будильниками и/или специальными мобильными приложениями.
Правило №10. Подсчет времени, необходимого для ежедневных дел
У каждого есть задачи, которые надо выполнять регулярно. В этом случае будет эффективно засечь время, которое Вы на них потратите. Это поможет как можно точнее спланировать свой день.
Теперь Вы знаете,как успевать все делать. Разумеется, без практики никуда, поэтому рекомендуем поскорее обзавестись записной книжкой и начать действовать. Не бойтесь трудностей, у Вас все получится. Удачи в покорении новых высот!
